La technologie

Un lecteur résistant est fondamental dans tout système de contrôle de ronde. Notre système repose sur un lecteur appelé PIPE, un dispositif portatif très résistant, de la taille et de la forme d’une petite lampe de poche. Au cœur du système GUARD, le lecteur PIPE enregistre les données contenues dans des boutons-mémoires tactiles, inviolables et résistants aux intempéries. Chaque bouton contient une micro puce et un numéro d’identification unique

Le logiciel de contrôle de ronde permet d’attribuer chaque bouton à un emplacement, à un type d’incident ou un agent. Chaque fois qu’un agent met le lecteur PIPE en contact avec un bouton-mémoire, un bip est émis ainsi qu’un signal lumineux, confirmant que l’ID du bouton a correctement été enregistré. Le système ne peut ni être contourné ni déjoué

Planification et réglages

Le responsable de la sécurité planifie les rondes de surveillance dans le but de satisfaire aux exigences de sûreté et de sécurité de l’établissement. Il décide où les agents doivent se rendre et détermine l’emplacement des points de contrôle afin de s’assurer que tous les agents se rendent réellement dans toutes les zones.

Le responsable de la sécurité décide aussi des incidents ou des observations qui doivent être enregistrés. Les incidents et les observations varient selon le type d’établissement et les besoins en sécurité propre à chacun. La lecture d’un bouton d’anomalie permet à un agent de confirmer, par exemple, l’absence de débris ou de matières déversées ainsi que le verrouillage de certaines portes spécifiques.

Le responsable de la sécurité peut aussi initier des rondes spéciales en vue de vérifier la présence de défibrillateurs externes automatisés (DEA), d’extincteurs ou de panneaux d’issue de secours.

Déroulement d’une ronde

Au début d’une relève ou avant de débuter une ronde, l’agent lit avec le lecteur PIPE le bouton qui lui a personnellement été attribué. Cela permet de s’assurer que chaque activité ultérieure sera associée à cet agent. L’agent est maintenant prêt. Il peut visiter un à un tous les emplacements de son itinéraire et mettre le lecteur PIPE en contact avec chaque bouton pour confirmer son passage.

En passant d’un bouton à un autre et en touchant chacun avec le lecteur, l’heure de passage et l’ID du bouton-mémoire sont stockés dans le lecteur.

Les boutons-mémoires peuvent être fixés aux murs, au sol, dans les placards, à l’intérieur ou l’extérieur d’un établissement ou près des extincteurs afin de faciliter leurs vérifications périodiques. Suivant l’emplacement, des types de fixation différents peuvent être utilisés, y compris des installations sécurisées dans les endroits où un risque de vandalisme existe.

Les boutons-mémoires d’agent et d’emplacement permettent de confirmer son identité ainsi que les lieux par lesquels il est passé. Les boutons-mémoires d’incident fournissent des informations supplémentaires. En fonction des exigences et des règles établies par le responsable de la sécurité, l’agent peut lire un ou plusieurs bouton(s) –mémoire(s) d’anomalie afin d’enregistrer les conditions de sécurité à cet endroit.

La nature des anomalies dépend du contexte. En entreprise, les anomalies peuvent inclure un bris de fenêtre, un éclairage défectueux, un point d’eau laissé ouvert ou encore le niveau de charge des extincteurs. Les boutons-mémoires d’anomalies sont contenus dans un portefeuille spécial comprenant 4 à 12 boutons, chacun correspondant à un événement ou à une observation spécifique.

Lorsqu’un agent constate une anomalie, il n’a qu’à connecter le lecteur PIPE avec le bouton-mémoire correspondant pour enregistrer les données de l’incident.

Transfert des données

En fin de ronde (ou à tout autre moment, étant donné que le lecteur PIPE peut conserver plusieurs jours ou semaines d’informations suivant l’utilisation), l’agent ou le responsable télécharge les données du lecteur PIPE en le plaçant dans un téléchargeur qui transfert directement les données à l’ordinateur auquel il est relié. Nous proposons deux types de téléchargeurs suivant le type de connexion : le premier par port USB, connexion directe à l’ordinateur, et le second via LAN, WAN ou Internet.

Chaque lecteur PIPE peut contenir plusieurs lectures de boutons-mémoires et peut être complètement rechargé en moins d’une minute. Une fois que le transfert des données a réussi, toutes les lectures de boutons-mémoires stockées dans le lecteur PIPE sont effacées. Le lecteur peut maintenant être réutilisé.

Rapports

Le logiciel fourni avec le système rondier traite les informations recueillies par le lecteur PIPE et permet d’éditer divers rapports tels que : rapports succincts, rapports détaillés filtrés par ronde, par emplacement spécifique, par ensemble d’emplacements ou par tranche horaire. Les rapports de rondes et les rapports d’ordres indiquent si tous les emplacements ont été visités conformément à ce qui a été planifié. Les rapports de téléchargement indiquent chaque lecture de bouton, dans l’ordre chronologique.

Les rapports d’exceptions ainsi que les applications d’affichage innovantes comme le module Rounds Tracker simplifient le travail du gestionnaire de rondes en indiquant rapidement les problèmes, permettant ainsi une gestion par exception nécessitant moins de temps et d’effort.